Adjoint administratif ou adjointe administrative

Operations · Québec, Quebec
Department Operations
Employment Type Full-Time
Minimum Experience Entry-level

Western Climate Initiative, inc. (WCI, inc.) fournit des solutions techniques administratives abordables qui permettent le développement et la mise en œuvre coordonnés de systèmes d’échange de droits d’émission de gaz à effet de serre de nos gouvernements participants. L’échange de droits d’émission est un moyen efficace pour lutter contre les changements climatiques, car il stimule l’innovation technologique et la croissance économique, tout en améliorant la qualité de vie et en stimulant les investissements dans les énergies propres et abordables. Grâce à d’importants investissements en matière de technologie, nous avons permis aux gouvernements participants de mettre en place et de maintenir des systèmes informatiques fiables, sécuritaires et flexibles qui sont essentiels à la réalisation de nos actions communes.

 

WCI, inc. est à la recherche d’un adjoint administratif ou d’une adjointe administrative, démontrant un grand sens de l’organisation, polyvalence, souci du détail et entregent, afin d’appuyer le bon déroulement des activités quotidiennes. Le ou la titulaire du poste relèvera du directeur général adjoint et collaborera de près avec d’autres membres du personnel de WCI, inc. et de ses fournisseurs.

 

Principales responsabilités

  • Soutien administratif Appuyer l’organisation dans ses fonctions administratives, notamment :
    • Traiter le courriel entrant et sortant et gérer les dossiers internes dans le respect des politiques internes (p. ex., Politique sur la conservation des documents commerciaux, Procédures et politiques comptables) et autres procédures opérationnelles.
    • Remplir et soumettre des formulaires ou des documents à divers organismes.
    • Faciliter la prestation de divers services administratifs tels la comptabilité, paie, assurance, sûreté, sécurité et entretien des locaux, vérification, téléconférences et autres) en collaboration avec les fournisseurs.
    • Suivre l’inventaire des fournitures de bureau et procéder aux achats.
    • Contribuer à la rédaction, la mise en forme et la publication de communications internes et externes (p. ex. site Web et compte LinkedIn, liste de distribution, présentations, etc.)
    • Collaborer avec les fournisseurs de services et le personnel québécois pour assurer la traduction française de nos documents publics (maîtrise du français non requise, mais considérée comme un atout).
    • Planifier des voyages, répondre au téléphone et organiser des réunions, des formations et des événements, selon les besoins.
    • Suivre l’avancement des activités quotidiennes et préparer et tenir des registres ou divers documents et rapports à l’intention de la haute direction.
    • Contribuer aux processus de recrutement et d’accueil des nouveaux employés, selon les besoins.
    • Effectuer toutes autres tâches connexes, au besoin.
  • Soutien au conseil d’administration et aux comités – Appuyer le directeur général et le directeur général adjoint pour les tâches, la logistique et les projets se rapportant aux réunions du conseil d’administration et de ses comités, dans le respect des politiques internes.
    • Planifier et publier les avis de réunions.
    • Préparer les ordres du jour.
    • Assister aux appels et aux réunions afin d’assurer la documentation et le suivi des actions nécessaires et des décisions prises.
    • Effectuer toute recherche ou analyse pour assurer le suivi des actions nécessaires.
    • Veiller à l’organisation logistique des séances en conférences téléphoniques ou en personne.
    • Effectuer toutes autres tâches connexes, au besoin.
  • Soutien comptable
    • Traiter les factures.
    • Préparer le résumé des encaissements et des débours mensuels en vue de la saisie des données dans le système de comptabilité par le comptable.
    • Poster les paiements aux fournisseurs.
    • Réviser les rapprochements bancaires mensuels préparés par les comptables.
    • Contribuer au processus de vérification annuel et assister les professionnels comptables de la société dans la préparation des déclarations de revenus.
    • Effectuer toutes autres tâches connexes, au besoin.

 

  Qualifications requises

  • Formation professionnelle d’adjoint administratif ou d’adjointe administrative, techniques de bureautique, baccalauréat en administration des affaires ou expérience professionnelle équivalente dans un rôle administratif. Une formation additionnelle en rédaction commerciale est un atout.
  • Grand sens de l’organisation, souci du détail et aptitudes marquées pour l’analyse et la résolution de problèmes.
  • Compétences polyvalentes afin de soutenir des fonctions administratives variées.
  • Entregent, sens de l’initiative et approche proactive, pour travailler efficacement dans un environnement hautement collaboratif avec des équipes d’horizons différents et dispersées géographiquement.
  • Excellentes aptitudes en communication orale et écrite (orthographe, ponctuation, structure de phrase et écriture dans une variété de styles : créatif, professionnel, technique, éducatif et plus encore); capacité de faire le suivi des projets et de présenter l’état d’avancement des projets aux membres de l’équipe.
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.) ou d’autres outils collaboratifs (facultatif : p. ex., SharePoint, Jira et Confluence).
  • Capacité de prioriser et mener de front plusieurs tâches aux échéances serrées, de s’adapter quand les priorités changent, et de voir venir des problèmes potentiels ou des risques afin de les signaler et d’agir rapidement pour les atténuer.
  • Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle, respect constant des règles et des politiques internes, et approche orientée vers la recherche de solutions.
  • Enthousiasme, communicatif, désir d’apprendre et de continuellement s’améliorer.
  • Capacité de partager des connaissances et de contribuer à la création de contenus et de documents destinés aux autres membres de l’équipe et de la direction.
  • Maîtrise de l’anglais dans un contexte professionnel.
  • (Facultatif) Maîtrise du français ou de l’espagnol, un atout.

 

À propos du poste

Le titulaire de ce poste à temps plein peut travailler soit au siège social de Sacramento (Californie), soit au bureau de Québec.

WCI, inc. offre une rémunération et des avantages concurrentiels en fonction des compétences et de l’expérience professionnelle et adhère au principe d’égalité en matière d’emploi.

Pour plus de précisions, visitez notre site Web ou notre rubrique Carrières.

 

Pour postuler

Les candidats doivent envoyer leur CV et une lettre de présentation résumant leurs compétences (documents en anglais en format PDF).


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  • Location
    Québec, Quebec
  • Department
    Operations
  • Employment Type
    Full-Time
  • Minimum Experience
    Entry-level